【最強入門】ChatGPT「dots」が凄すぎた…仕事を“任せる”自分専用AI、頼み方13選（ビジネス＋IT）

　この章で紹介する10本は、部門ごとの「最初の1本」です。全文はダウンロード用のExcelに入れてあります。Excelには、練習用の架空データ（経費申請12件、契約一覧10件、よくある質問と問い合わせ、応募者メモ、週報）も付けました。　10本に共通する型は4つです。・目標と範囲を1文で（何を、どこから、いつの分まで）・出力の列を決める（表の見出しを先に書く）・推測で埋めさせない（「分からなければそう書く」）・外に出させない（「この会話に出すだけ」「相手への連絡はしない」）　実際の業務データを使う前には、次の3点を確かめてください。・会社が認めた契約のアカウントか・設定の「すべての人のためにモデルを改善する」（個人向けプランでは、オンだとdotとの会話や作業がAIの学習に使われることがある）・個人名や取引先名をAIに入力してよいか　記事本文では、10本のうち厳選した4本を紹介します。■【営業】担当業界と競合分野のニュースを、切り口つきで私は【自社の商材】の営業で、【担当している業界】を担当しています。直近7日間のニュースから、次の2つを調べてください。1. 【担当している業界】の動き（出店・統合・人手不足への対応・設備やシステムへの投資）を3件2. 【自社の商材の分野】の動き（新機能・提携・価格の変更）を3件それぞれ「見出し／何が起きたか2行／営業で使える切り口1行／出典のURL／発表日」の表にしてください。7日より古い記事や、出典が確認できない内容で数を埋めないでください。結果はこの会話に出すだけにしてください。ポイント　「営業で使える切り口」の列を入れるのがコツです。ニュースの要約だけなら検索で足ります。時短の目安　手作業（ニュース巡回と整理40分）→ dot 約4分（＋出典の確認10分）注意　使う前に出典を開いて確かめるようにしてください。毎朝の定期便にするときは、『【はじめの3本】その1』と同じく報告先を「この会話だけ」にします。■【経理】経費申請の締め前チェックで、確認が要る申請だけ拾う添付は経費申請の一覧です。月末の締め前チェックとして、次の規程に照らして「確認が要る申請」だけを表にしてください。規程: 【例: 交際費は1人あたり10,000円まで／領収書は全件必須／タクシーは22時以降か荷物がある出張のみ／同じ日・同じ金額・同じ内容の申請は二重の疑い／見積と金額が合わないものは差し戻し】表の列は「申請番号／気になる点／根拠にした規程／申請者に聞くこと」。金額の計算はあなたのコンピューターで行い、問題が無い申請は件数だけ教えてください。判断に迷うものは「要確認」として理由を書いてください。申請者への連絡はしないでください。ポイント　規程を依頼文の中に書くのがコツです。書かないと一般論での判定になります。　架空の12件には、二重申請、1人18,000円の会食、領収書なし2件、見積150,000円に対して1,500,000円の申請、時刻の分からないタクシー2件を仕込んでおきました。　dotはこの確認点をすべて拾い、割り算は「54,000円÷3人＝18,000円／人。上限を8,000円／人、合計24,000円超過」と式つきでした。残りについては「記載情報と提示規程の範囲で、問題が見当たらない申請は4件です」「K-1010以外の11件には見積額の記載がなく、見積との一致は未検証です」。確かめられなかった範囲が書いてあります。時短の目安　手作業（12件を規程と突き合わせ30分）→ dot 約4分（＋結果の確認10分）注意　dotが出すのは「確認が要る候補」です。差し戻すかどうかは経理の担当者が決めます。■【総務】契約の満了と「解約の通知期限」を一覧にする添付は契約の一覧です。今日は【日付】です。次の表を作ってください。1. 90日以内に満了する契約を、満了日が近い順に並べる。2. 自動更新ありの契約は「解約するならいつまでに通知が要るか」を日付で計算し、通知期限まで30日を切っているもの・すでに過ぎているものに印を付ける。3. 列は「契約名／相手先／満了日／通知期限の日付／残り日数／担当部門／次にやること」。日付の計算はあなたのコンピューターで行い、計算の前提（起算日の数え方）を表の下に1行で書いてください。相手先への連絡や、契約の更新・解約の手続きはしないでください。ポイント　総務の方から研修で聞くことがあるのが、「満了日は見ていたが、解約の通知期限は見ていなかった」という失敗です。この頼み方は、満了日でなく通知期限を計算させるのが肝です。　架空の10件で試すと、90日以内に満了する5件の中から、通知期限を過ぎた契約2件と、今日が期限の契約2件を拾いました。筆者が手で検算したところ、日付と残り日数は合っていました。　さらに、頼んでいない2件が追加されていました。「なお、満了が90日より先でも通知期限に注意が必要な契約が2件あります」。1件は、満了が12月31日で対象の外でも、通知期限が「3カ月前まで」のため今日が期限の契約。もう1件は、満了が4カ月先でも、通知期限が「6カ月前まで」のため、すでに期限を2カ月過ぎている契約でした。最後の一文は「期限経過だけで更新成立や解約不能とは断定せず、通知済みかと契約原文の条件を確認する必要があります」です。時短の目安　手作業（10件の契約書で通知期限を数えて一覧に40分）→ dot 約3分半（＋検算10分）注意　日付の計算は、前提（「1カ月前」を暦の月で数えるか、30日で数えるか）で答えが変わります。計算の前提を必ず書かせ、契約書の原文と照らしてください。■【管理職】週報から、止まっていることと「今週決めること」を洗い出す添付は、チームの週報です。今日は【日付】です。週次の確認用に、次をまとめてください。1. 進んだこと（3行以内）。2. 止まっていること。「何が／誰の何を待っているか／いつから／放置するといつ困るか」の表にする。3. 私（リーダー）が今週決めること・声をかける相手を、期限が近い順に3つ。週報に書かれていない事情を推測で補わず、分からない点は「本人に確認」と書いてください。メンバーへの連絡はしないでください。ポイント　週報は「やったこと」で埋まりがちです。管理職が知りたいのは「止まっていること」と「自分が決めないと進まないこと」。列を先に決めて、そこだけ抜かせます。　架空の3名分で試すと、止まっていることが4行の表になりました。展示会の装飾の決定は部長の判断待ちで、印刷の締め切りは10月3日、というように、週報の別々の行に書かれていた事実がつながっています。週報に無い期限は「本人に確認」。最後には「週報は9月22～26日分なので、9月30日時点でも未解決かは各本人に確認が必要です」と、資料の古さへの断りがありました。時短の目安　手作業（3名分の週報を読み、論点を整理20分）→ dot 約2分半（＋内容の確認5分）注意　体調や家庭の事情など、週報に書かれた個人の事情をdotの要約のまま会議に出さないこと。声をかけるのは人の仕事です。■【全職種】毎朝、自分の予定とタスクを整理させる（カレンダー・メールの接続が必要）毎朝7時半（日本時間）に、次の3つをこの会話に送ってください。1. 今日の予定（カレンダー）と、準備が要りそうな予定に「準備すること」を1行。2. 返信していないメールのうち、私に質問や依頼をしているもの（件名と相手、何を聞かれているか1行）。3. 今日中に決めたほうがよいことを3つまで。メールの返信や予定の変更はしないでください。読むだけにして、判断が要る点は質問の形で書いてください。ポイント　公式ヘルプが定期の仕事の例に挙げているのも、毎朝カレンダーを確認して予定を知らせる、という使い方です。便利なぶん、dotに自分のメールとカレンダーを読ませることになります。筆者はまだ接続していないため、この1本は実行していません。接続する前に、『【はじめの3本】その3』のルール登録、「すべての人のためにモデルを改善する」の設定の確認、アプリの権限を「読み取りは確認なし、変更は確認つき」にする、の3つを済ませてください。時短の目安　手作業（朝の予定確認とメールの見直し15分）→ dot 0分（届いたものを読む3分）注意

　会社のアカウントを個人のProプランのdotにつなぐのは、情報システム部門に確認してからにしてください。